Stavy objednávek: automatické doklady, vouchery a e-maily
Výchozí a vlastní stavy objednávky, co se stane při změně stavu (faktura, záloha, dobropis, vouchery), e-mailová šablona s proměnnými včetně sledování zásilky a upozornění do dalších systémů.
Aktualizováno 6. 10. 2026
Stavy určují, jak objednávka postupuje od vytvoření po doručení. Nastavíte je v Prodeje → Objednávky → Stavy objednávek.
Výchozí a vlastní stavy
Kliko má připravené výchozí stavy. Můžete přidat vlastní (například „Připraveno k vyzvednutí“). Mazat lze jen vlastní stavy. Pořadí změníte přetažením; v tomto pořadí je vidí i zákazník při sledování objednávky.
Výchozí e-mail zákazníkovi posílají stavy Vytvořeno, čeká na zaplacení, Zaplaceno, Odesláno, Dokončeno a Zrušeno. Text každého z nich si můžete upravit, u ostatních stavů e-mail zapnout.
Nastavení stavu
Název stavu: zobrazí se zákazníkovi.
Vzhled: barva pozadí a textu.
Poslat e-mail zákazníkovi: při změně na tento stav odejde automatický e-mail. Vyplníte Předmět a Obsah. V textu můžete použít:
%order.num%číslo objednávky%customer.name%jméno zákazníka%customer.email%e-mail zákazníka%status.name%název stavu%order.price%cena objednávky%shop.name%název obchodu%order.documents%věta o dokladech v příloze („V příloze najdete fakturu 2026001.“), když nějaký doklad jde s e-mailem; jinak zůstane prázdná%order.tracking%rámeček s číslem zásilky a tlačítkem Sledovat zásilku, když má objednávka číslo zásilky (ze Zásilkovny samo, u jiných dopravců ho zapíšete v detailu objednávky); jinak zůstane prázdný. Výchozí e-mail stavu Odesláno ho obsahuje.
E-mail se odešle ve vzhledu vašeho webu — převezme jeho hlavní barvu, zaoblení, písmo i logo, takže na zákazníka navazuje na to, co viděl v e-shopu. Když web logo nemá, je v záhlaví e-mailu logo Klika; e-maily k objednávkám z tržiště iVenkov nesou logo iVenkova. Do textu si můžete napsat cokoli včetně závorek a speciálních znaků.
Pod vaším textem je vždy shrnutí objednávky: fotka produktu, počet kusů, cena za kus i celková částka, a pod tím doprava a platba zvlášť. Když má objednávka číslo zásilky, je ve shrnutí také, jako odkaz na sledování.
Poslat do Google Tag Manager: pro sledování konverzí (pokročilé).
Webhook URL: adresa, na kterou se pošlou detaily objednávky při změně stavu (napojení skladu nebo účetnictví, pokročilé).
Co se stane při změně na stav
V nastavení stavu je část Co se stane při změně na tento stav. Zapnete, co má Kliko udělat samo, když objednávku do stavu přepnete (vy, platební brána, spárovaná platba z banky nebo asistent):
- Vystavit zálohovou fakturu: výzva k platbě převodem s QR kódem. Jen u platby převodem, když objednávka ještě není zaplacená a nemá zálohu ani fakturu.
- Vystavit fakturu: jen když objednávka fakturu ještě nemá. Má-li zálohovou fakturu, vznikne faktura z ní. Zaplacená objednávka dostane fakturu rovnou uhrazenou.
- Vystavit dobropis: na celou fakturu. Jen když objednávka fakturu má a ještě k ní žádný dobropis není. Částečný dobropis (vrácení jedné položky) vystavíte ručně, viz Vratky a reklamace.
- Stornovat zálohovou fakturu: nezaplacená záloha přestane platit jako výzva k platbě. Zaplacenou zálohu nestornuje.
- Poslat vouchery a vstupenky: kódy z objednávky odejdou zákazníkovi jako PDF. Každý kód jen jednou.
U dokladů zaškrtnete Poslat zákazníkovi e-mailem. Doklad pak odejde v příloze e-mailu o změně stavu. Když stav e-mail neposílá, odejde doklad samostatným e-mailem.
Doklady na sebe navazují a žádný nevznikne dvakrát. Faktura zapnutá u stavu Zaplaceno i Dokončeno vznikne jen jednou, dobropis jen k existující faktuře. Fakturaci v e-shopu tedy řídíte jen tímhle nastavením: kdo fakturuje jinde (účetní program), doklady u stavů vypne.
Doklady jsou součástí tarifu Standard.
Výchozí nastavení
| Stav | Co se stane |
|---|---|
| Zaplaceno | Vystavit fakturu a poslat ji, poslat vouchery a vstupenky |
| Odesláno | Žádné doklady; zákazníkovi odejde e-mail „Objednávka je na cestě“ s číslem zásilky a tlačítkem Sledovat zásilku, viz Zpracování objednávky |
| Dokončeno | Vystavit fakturu (když ještě není) a poslat ji, poslat vouchery a vstupenky (dosud neodeslané) |
| Zrušeno | Stornovat zálohovou fakturu, vystavit dobropis (když objednávka fakturu má) a poslat ho |
| Vráceno | Vystavit dobropis a poslat ho |
| Selhalo | Stornovat zálohovou fakturu |
Plátce DPH musí k přijaté platbě vystavit daňový doklad do 15 dnů. Proto nechte fakturu zapnutou u stavu Zaplaceno; když ji vypnete, Kliko vás na to upozorní.
Co Kliko dělá vždy
Nezávisle na nastavení: při zaplacení se objednávka, její doklady a vouchery označí jako zaplacené a rezervace se potvrdí. Při zrušení nebo selhání se zboží vrátí na sklad, slevový kód se uvolní a rezervace se zruší.
Při změně stavu
Okno změny stavu u objednávky ukáže, co se stane, a co se přeskočí a proč (třeba „Faktura už existuje.“). Jednotlivou akci můžete pro tuto změnu odškrtnout, nebo doklad vystavit bez odeslání. Viz Zpracování objednávky.
Stav „zaplaceno“
Změna na zaplaceno označí objednávku i její doklady jako zaplacené. Před potvrzením se ujistěte, že peníze opravdu přišly. Viz Faktury a doklady.