Faktury, zálohové faktury a dobropisy k objednávkám

Doklady k objednávkám najdete v Prodeje → Doklady → E-shop doklady a u každé objednávky v kartě Doklady.

Kdy vzniká doklad sám

Podle nastavení stavů objednávek. U každého stavu zapnete, jestli se má vystavit zálohová faktura, faktura nebo dobropis, stornovat záloha a jestli doklad poslat zákazníkovi. Výchozí je faktura při zaplacení (a při dokončení, když ještě není) a dobropis při zrušení nebo vrácení objednávky, která už fakturu má. Žádný doklad nevznikne dvakrát. Viz Stavy objednávek.

Zaplacením objednávky se označí jako zaplacené i její doklady. Ručně můžete doklady vystavit kdykoli.

Ruční vystavení u objednávky

V kartě Doklady na detailu objednávky:

• Zálohová faktura: když chcete platbu předem (jen pokud ještě není faktura).
• Faktura: běžný daňový doklad.
• Faktura z proformy: převede zálohovou fakturu na fakturu po zaplacení.

Poslání dokladu zákazníkovi znovu

Když zákazník fakturu nemůže najít nebo mu nedorazila:

1. Otevřete detail objednávky a kartu Doklady.
2. Klikněte na Poslat zákazníkovi.
3. Zkontrolujte e-mail (předvyplní se ten z objednávky, můžete ho změnit) a klikněte na Poslat e-mailem.

Zákazník dostane e-mail s fakturou v příloze. Pokud objednávka fakturu ještě nemá, pošle se zálohová faktura. Pokud má k faktuře dobropis, pošle se s ní. Nový doklad tím nevzniká.

Přes asistenta: „Pošli Lucii znovu fakturu k objednávce 123.“

Přehled E-shop doklady

Filtr Faktury / Proforma / Dobropisy, hledání podle čísla, jména nebo e-mailu. Sloupce: číslo, typ, zákazník, částka, zaplaceno, splatnost (po splatnosti červeně), datum. Přes …: detail, Stáhnout PDF, Zobrazit objednávku, Zaplatit (u nezaplacených), Smazat.

Detail dokladu

Tlačítka PDF, Zaplaceno / Zrušit platbu, Objednávka, Dobropis (u faktury). Po kliknutí na Upravit lze měnit číslo, splatnost, DUZP, variabilní symbol, dodavatele, odběratele, položky i poznámku.

Část Kontakty a fakturační údaje funguje stejně jako v detailu objednávky: po zadání IČO (osm číslic) nebo tlačítkem Načíst údaje firmy se z veřejného rejstříku ARES doplní název firmy, DIČ a adresa sídla. Volbou Uvést jinou doručovací adresu přidáte na doklad adresu, kam zboží jelo; vytiskne se pod odběratelem. Když načtení z rejstříku nahradí adresu odběratele sídlem firmy, původní adresa se sama přesune do doručovací. Úprava dokladu nemění objednávku, ke které patří.

Jak doklad vypadá

PDF dokladu má klasickou černobílou úpravu, aby se dobře tisklo i archivovalo:

• Nahoře název dokladu (Faktura, u plátců DPH Faktura – daňový doklad, Zálohová faktura, Dobropis, u plátců DPH Opravný daňový doklad) a jeho číslo.
• Vpravo nahoře logo: logo vašeho webu, pokud ho máte nahrané. Podnik bez webu má u objednávek z tržiště iVenkov logo iVenkova, jinak je doklad bez loga.
• Dodavatel a odběratel s IČO, DIČ a údajem, zda jste plátci DPH. Údaje odběratele se berou z objednávky; když v ní IČO chybí, doplníte ho před vystavením dokladu v detailu objednávky, viz Fakturační údaje a doručovací adresa.
• Doručovací adresa pod odběratelem, pokud zboží jelo jinam, než kam se fakturuje.
• Platební údaje (číslo účtu, IBAN, variabilní symbol, způsob úhrady) a data (vystavení, splatnost, u plátců DPH datum zdanitelného plnění).
• U nezaplaceného dokladu QR kód pro platbu z mobilní banky. U zaplaceného místo něj razítko Uhrazeno – neplaťte.
• Položky, u plátců DPH i rekapitulace DPH podle sazeb.
• Poznámka k dokladu se tiskne pod položky. U dobropisu se tiskne jako důvod opravy, spolu s číslem opravované faktury.
• Dole text z nastavení Text v patičce faktury, viz Nastavení dokladů.

Mazání a změna čísla

Smazat nebo přečíslovat jde jen poslední vystavený doklad v číselné řadě. U staršího dokladu to Kliko odmítne, protože by v řadě vznikla mezera, kterou zákon o účetnictví nepřipouští. Potřebujete-li opravit starší fakturu, vystavte k ní dobropis.

Dobropis

Z detailu faktury tlačítkem Dobropis. Vyberete položky a množství (i jen část). Dobropis je opravný daňový doklad, hodí se pro vrácení zboží nebo slevu z reklamace. Viz Vratky a reklamace.

Souhrn

Prodeje → Doklady ukazuje celkem fakturováno, nezaplaceno, po splatnosti a srovnání s minulým měsícem. Do částky „Celkem fakturováno“ se počítají faktury po odečtení dobropisů. Zálohové faktury ne, protože po zaplacení k nim vznikne faktura na stejnou částku. Stornované doklady se nepočítají nikam.